Các hoạt động doanh nghiệp nhằm xây dựng mối liên kết tốt hơn trong môi trường làm việc.
Các hoạt động doanh nghiệp hiệu quả nhất khi chúng giải quyết được một nhu cầu thực sự tại nơi làm việc: giúp mọi người giao tiếp, tin tưởng lẫn nhau và cảm thấy mình là một phần của văn hóa chung công ty. Chúng không nhất thiết phải tốn kém, hoành tráng hay đầy những trò chơi gượng ép. Một chuyến đi chơi công ty được lên kế hoạch tốt, một buổi lễ kỷ niệm nội bộ, một ngày tình nguyện hoặc một buổi hội thảo nhóm có thể thu hẹp khoảng cách nơi làm việc và tạo ra những khoảnh khắc mà nhân viên nhớ mãi vì những lý do tốt đẹp.
Đối với các nhóm nhân sự, quản lý bộ phận và chủ doanh nghiệp, mục tiêu không chỉ đơn giản là “tổ chức một sự kiện”. Mục tiêu là lựa chọn các hoạt động phù hợp với quy mô nhóm, lịch trình, mức độ thoải mái và nhịp độ kinh doanh. Khi các hoạt động của công ty được lên kế hoạch một cách có chủ đích, chúng có thể hỗ trợ quá trình hội nhập nhân viên mới, sự gắn kết của nhân viên, sự hợp tác giữa các bộ phận và tinh thần làm việc trong những thời kỳ bận rộn.
Những điểm chính cần ghi nhớ
- Các hoạt động của công ty đạt hiệu quả tốt nhất khi chúng có mục đích rõ ràng, chẳng hạn như cải thiện giao tiếp, chào đón nhân viên mới hoặc ăn mừng thành tựu.
- Các chuyến đi chơi của công ty rất hữu ích cho việc gắn kết không chính thức, trong khi các sự kiện nội bộ của công ty dễ tổ chức thường xuyên hơn.
- Lập kế hoạch toàn diện rất quan trọng: cần xem xét khả năng thể chất, nhu cầu dinh dưỡng, lịch làm việc và các kiểu tính cách khác nhau.
- Đánh giá kết quả dựa trên phản hồi đơn giản, mô hình tham dự và quan sát của người quản lý thay vì dựa vào giả định.
Tại sao các hoạt động của doanh nghiệp lại quan trọng?
Tại nhiều nơi làm việc, các nhóm giao tiếp với nhau chủ yếu qua tin nhắn, các cuộc họp và công cụ quản lý dự án hơn là qua các cuộc trò chuyện trực tiếp. Điều này có thể hiệu quả, nhưng cũng có thể khiến các đồng nghiệp cảm thấy thiếu sự kết nối. Các hoạt động của công ty tạo ra một môi trường khác, nơi mọi người có thể nói chuyện tự nhiên, tìm hiểu về nhau và xây dựng lòng tin ngoài những công việc thường nhật.
Các hoạt động bổ ích cũng có thể cải thiện sự hợp tác. Nhân viên từng cùng nhau giải quyết vấn đề, ăn uống, tham gia dự án tình nguyện hoặc đi chơi nhóm thường dễ dàng đặt câu hỏi và giúp đỡ nhau hơn sau này. Những khoảnh khắc này không thể thay thế cho sự quản lý hiệu quả, chính sách công bằng hay giao tiếp rõ ràng, nhưng chúng có thể hỗ trợ tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh hơn.
Các chuyến đi chơi của công ty: Khi nào nên rời khỏi văn phòng?
Các chuyến đi chơi của công ty rất hữu ích khi nhóm cần một khoảng thời gian nghỉ ngơi khỏi môi trường làm việc thường ngày. Những hoạt động như dã ngoại ngoài trời, tham quan bảo tàng, lớp học nấu ăn, ngày hội thể thao, trò chơi giải đố trong phòng kín và các tour du lịch văn hóa địa phương đều có thể phù hợp, tùy thuộc vào từng nhóm. Chuyến đi chơi tốt nhất không nhất thiết phải là chuyến đi độc đáo nhất; mà là chuyến đi mà mọi người có thể tham gia một cách thoải mái và an toàn.
Trước khi chọn một hoạt động ngoại khóa, hãy đặt ra những câu hỏi thực tế. Địa điểm đó cách bao xa? Có cần phương tiện di chuyển không? Nhân viên nào bị hạn chế khả năng vận động có thể tham gia được không? Hoạt động đó có phụ thuộc vào thời tiết không? Nhân viên hướng nội có cảm thấy bị áp lực không, hay có những lựa chọn ít ồn ào hơn không? Những chi tiết này sẽ quyết định xem hoạt động đó có chu đáo hay bất tiện.
Đối với các công ty lớn, hãy cân nhắc chia các hoạt động ngoại khóa theo phòng ban hoặc nhóm sở thích. Các nhóm nhỏ thường giúp việc trò chuyện dễ dàng hơn và công tác hậu cần thuận tiện hơn. Đối với các nhóm làm việc từ xa hoặc kết hợp, một buổi gặp gỡ khu vực hoặc hoạt động địa phương tùy chọn có thể khả thi hơn là một sự kiện lớn duy nhất.
Các sự kiện nội bộ công ty: Đơn giản, dễ lặp lại, hiệu quả
Các sự kiện nội bộ công ty dễ tổ chức thường xuyên hơn vì chúng được sử dụng tại nơi làm việc hoặc địa điểm hiện có của công ty. Ví dụ như các buổi ăn sáng hàng tháng, ngày giới thiệu dự án, các buổi gặp gỡ nhân dịp lễ hội văn hóa, các buổi ăn trưa học tập, các cuộc họp khen thưởng, các buổi sinh hoạt về sức khỏe và các sự kiện chào đón nhân viên mới.
Những sự kiện này đặc biệt hữu ích để duy trì nhịp độ làm việc. Một buổi họp toàn thể hàng quý kèm theo tiệc trà thân mật có thể giúp nhân viên hiểu rõ các cập nhật kinh doanh và gặp gỡ những người từ các nhóm khác. Một buổi chia sẻ kiến thức hàng tháng có thể giúp các phòng ban giải thích công việc của họ. Một buổi liên hoan cuối năm có thể để kỷ niệm năm vừa qua, nhưng cần được lên kế hoạch với sự hiểu biết về văn hóa và sự tham gia tùy chọn.
Những chi tiết nhỏ cũng rất quan trọng. Hãy cung cấp đủ chỗ ngồi, thời gian biểu rõ ràng và các lựa chọn ăn uống phù hợp với nhu cầu khác nhau. Tránh biến mọi sự kiện thành một buổi thuyết trình dài dòng. Nhân viên sẽ thích thú hơn với các sự kiện khi chúng bao gồm thời gian cho những cuộc trò chuyện tự nhiên và không vượt quá phạm vi công việc thông thường.
Lựa chọn hoạt động phù hợp cho nhóm của bạn
Hoạt động phù hợp cho toàn công ty phụ thuộc vào mục đích và tính cách của nhóm. Một nhóm bán hàng thích cạnh tranh có thể đánh giá cao những thử thách có cấu trúc. Một nhóm sản phẩm hoặc vận hành có thể thích một buổi hội thảo thực hành hơn. Một nhóm hỗn hợp gồm nhân viên mới và nhân viên lâu năm có thể được hưởng lợi từ các hoạt động thư giãn, khuyến khích trò chuyện mà không gây áp lực cho bất kỳ cá nhân nào.
| Loại hoạt động | Tốt nhất cho | Danh sách kiểm tra kế hoạch |
|---|---|---|
| Chuyến đi chơi của công ty | Gắn kết không chính thức và giảm căng thẳng | Xác nhận phương tiện di chuyển, khả năng tiếp cận, kế hoạch thời tiết, thời gian và ngân sách. |
| Lễ kỷ niệm nội bộ | Ghi nhận, cột mốc và xây dựng văn hóa | Hãy đặt ra chương trình nghị sự ngắn gọn, bao gồm các lựa chọn ăn uống đa dạng và tránh các bài phát biểu quá dài. |
| Hội thảo nhóm | Giao tiếp, giải quyết vấn đề và sự phối hợp | Xác định mục tiêu học tập, chọn người hướng dẫn và thu thập phản hồi sau đó. |
| Hoạt động tình nguyện | Mục tiêu chung và sự tham gia của cộng đồng | Kiểm tra các yêu cầu đối với người đi cùng, quy tắc an toàn, thời gian di chuyển và các lựa chọn tham gia tùy chọn. |
| buổi tập thể dục | Giảm căng thẳng và hỗ trợ sức khỏe | Hãy đưa ra các lựa chọn phù hợp với người mới bắt đầu và tránh biến các cuộc thảo luận về sức khỏe trở nên xâm phạm quyền riêng tư. |
Các bước lập kế hoạch dành cho bộ phận Nhân sự và Quản lý
Một hoạt động của công ty cần được lên kế hoạch như bất kỳ dự án kinh doanh nào khác: với mục tiêu, người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện và cơ chế phản hồi. Hãy bắt đầu bằng việc xác định lý do tổ chức sự kiện. Công ty đang muốn chào đón nhân viên mới, khôi phục tinh thần sau một dự án khó khăn, cải thiện giao tiếp giữa các nhóm hay kỷ niệm một cột mốc quan trọng?
- Xác định mục tiêu. Chọn một mục tiêu chính để hoạt động không bị phân tâm.
- Hiểu rõ đối tượng mục tiêu. Cân nhắc quy mô nhóm, độ tuổi, lịch làm việc, địa điểm, khả năng tiếp cận và mức độ thoải mái của họ.
- Xác nhận ngân sách. Bao gồm địa điểm, phương tiện đi lại, ăn uống, vật liệu, phí người điều phối và chi phí dự phòng.
- Hãy liên lạc sớm. Chia sẻ rõ ràng ngày, thời lượng, địa điểm, quy định trang phục và kỳ vọng tham gia.
- Thu thập phản hồi. Sử dụng khảo sát ngắn hoặc các cuộc trao đổi không chính thức với quản lý để tìm hiểu điều gì hiệu quả và điều gì không.
Nếu có sự tham gia của các nhà cung cấp bên ngoài, hãy đặt những câu hỏi thiết thực trước khi đặt dịch vụ. Giá báo bao gồm những gì? Có điều khoản hủy bỏ không? Các vấn đề về an toàn, khả năng tiếp cận và yêu cầu về chế độ ăn uống được xử lý như thế nào? Chương trình có thể điều chỉnh cho phù hợp với quy mô nhóm của bạn không? Tránh cho rằng gói dịch vụ tiêu chuẩn của nhà cung cấp sẽ phù hợp với mọi nhóm.
Làm thế nào để duy trì các hoạt động mang tính toàn diện
Các hoạt động doanh nghiệp có thể phản tác dụng khi chúng chỉ ưu tiên một kiểu tính cách hoặc khả năng thể chất nhất định. Không phải ai cũng thích biểu diễn trước công chúng, cạnh tranh gay gắt, các sự kiện có rượu bia hoặc các thử thách ngoài trời đầy năng lượng. Tính toàn diện không có nghĩa là loại bỏ mọi niềm vui; nó có nghĩa là cung cấp các hình thức mà nhiều người có thể tham gia mà không cảm thấy khó chịu.
Hãy tạo sự lựa chọn khi có thể. Ví dụ, một buổi dã ngoại của công ty có thể bao gồm các trò chơi nhẹ nhàng, chỗ ngồi yên tĩnh và khu vực thân thiện với gia đình. Một thử thách đồng đội có thể cho phép mọi người đóng góp thông qua việc lập kế hoạch, sáng tạo, giao tiếp hoặc quan sát thay vì chỉ tốc độ hoặc sức mạnh. Các buổi liên hoan nội bộ có thể bao gồm đồ uống không cồn và nhãn thực phẩm dành cho các chế độ ăn kiêng phổ biến.
Các nhà quản lý cũng nên tránh việc tạo cảm giác bắt buộc phải tham gia các hoạt động ngoài giờ làm việc. Nếu một hoạt động nào đó quan trọng đối với văn hóa nhóm, hãy cân nhắc lên lịch thực hiện trong giờ làm việc được trả lương hoặc tạo sự linh hoạt cho những nhân viên có trách nhiệm chăm sóc người thân hoặc phải đi lại quãng đường dài.
Đo lường thành công mà không làm phức tạp hóa vấn đề.
Thành công của các hoạt động doanh nghiệp không nên chỉ được đánh giá qua hình ảnh hoặc số người tham dự. Một căn phòng đông đúc không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với một sự kiện có giá trị. Thay vào đó, hãy tìm kiếm những dấu hiệu như cải thiện giao tiếp, nhiều cuộc giới thiệu giữa các nhóm hơn, phản hồi tích cực và việc nhân viên yêu cầu các hoạt động tương tự trong tương lai.
Hãy sử dụng các câu hỏi phản hồi ngắn gọn: Hoạt động này có đáng thời gian của bạn không? Nó có giúp bạn kết nối với đồng nghiệp không? Bạn sẽ thay đổi điều gì vào lần sau? Giữ khảo sát ở chế độ ẩn danh nếu bạn muốn nhận được phản hồi trung thực hơn. Theo thời gian, hãy so sánh xem hình thức nào thu hút được sự tham gia ổn định và hình thức nào tạo cảm giác gượng ép.
Câu hỏi thường gặp: Hoạt động doanh nghiệp
Công ty nên tổ chức các hoạt động tập thể với tần suất như thế nào?
Không có quy tắc nào cố định cả. Nhiều công ty thu được lợi ích từ sự kết hợp giữa các sự kiện nội bộ nhỏ hàng tháng và các hoạt động lớn hơn hàng quý hoặc hàng năm. Tần suất phù hợp phụ thuộc vào khối lượng công việc, ngân sách và sự quan tâm của nhân viên.
Những ý tưởng hoạt động doanh nghiệp chi phí thấp là gì?
Các lựa chọn chi phí thấp bao gồm ăn trưa nhóm, các buổi chia sẻ kiến thức, trò chơi văn phòng, họp vừa đi bộ, giờ làm tình nguyện, bảng khen thưởng, thảo luận sách và các buổi trò chuyện cà phê thân mật giữa các phòng ban.
Các hoạt động của doanh nghiệp có nên bắt buộc không?
Các hoạt động bắt buộc có thể gây ra sự bất mãn, đặc biệt là ngoài giờ làm việc bình thường. Nếu sự kiện đó hỗ trợ mục tiêu kinh doanh, hãy lên lịch tổ chức trong giờ làm việc và nêu rõ mục đích. Các sự kiện xã hội tùy chọn nên thực sự là tùy chọn.
Các nhóm làm việc từ xa có thể tham gia như thế nào?
Các nhóm làm việc từ xa có thể sử dụng hội thảo ảo, trò chơi trực tuyến, các cuộc gặp gỡ khu vực, các buổi học tập chung hoặc bộ dụng cụ hoạt động được gửi qua đường bưu điện. Giữ các hoạt động trực tuyến ngắn gọn và tương tác để tránh mệt mỏi do gọi video quá nhiều.
Sai lầm lớn nhất cần tránh là gì?
Sai lầm lớn nhất là lập kế hoạch dựa trên những gì lãnh đạo thích mà không hỏi xem nhân viên cần gì. Hãy bắt đầu từ thực tế của nhóm, sau đó chọn một hoạt động thiết thực, toàn diện và gắn liền với một mục đích rõ ràng.
